Virnexin Lumo Intranet tuo sisäisen viestintänne nykypäivään

Nykypäivän milleniaalien keskuudessa sana ”intranet” voi helposti luoda vanhanaikaisen mielikuvan. Varhaisista intraneteistä käytettiinkin usein tylsää nimitystä ”sisäinen verkkosivusto”. Haasteena näissä sivustoissa on, että kun organisaatiolle tulee tarve julkaista uusi aihe, sisäiselle sivustolle tehdään uusi nettisivu. Ajan kuluessa intranet paisuu kuin pullataikina, sivu ja aihe kerrallaan. Olennaisen ja ajankohtaisen tiedon etsimisestä tulee yhä vaikeampaa ja työaikaa kuluu turhaan hakemiseen. Valitettavasti suuri osa intraneteistä toimii yhä tällaisella alustalla, vaikka sisäinen tiedonkulku on yksi tärkeimmistä haasteista mitä organisaatiot nykypäivänä kohtaavat. Milleniaalit ja Y-sukupolvi kaipaavat tietoa yhtä paljon kuin aiemmatkin, mutta eivät suostu arkeologisiin kaivauksiin vaan vaativat tiedon helposti ja nopeasti näytölleen.

Siinä missä ensimmäisen sukupolven intranetit keskittyivät tärkeiden asiakirjojen keräämiseen niin toisen sukupolven intranetissä oli mahdollista jopa etsiä ihmisiä sisäisestä verkosta ja olla heihin yhteydessä! Moni näitäkin vielä käyttää, vaikka työelämässä olevien ihmisten vaatimustaso on jo aikaa sitten ajanut ohi näistäkin historiallisista alustoista. Mitä nykyaikaiset organisaatiot sitten tekevät?

Maailma on muuttunut – niin on myös intranet 

Viimeistään COVID 19 -viruksen aikaansaama työelämän mullistus on auttanut meitä jokaista ymmärtämään sekä toimivan sisäisen viestinnän että yhtenäisen työpaikkakulttuurin todellisen merkityksen.  

Intranetissä on kyse ihmisistä ja tiedosta. Kun tarvitset apua työssäsi, etsit usein selkeää ohjetta tai henkilöä, et asiakirjaa. Nykypäivän etä- ja hybridityön maailmassamme intranet on tarpeellisempi kuin koskaan aiemmin sillä tieto on hajaantunutta, eikä työkavereilta pääse yhtä helposti kysäisemään asioista ohimennen.   

Oletko miettinyt, että kun yrityksesi toimii hajautettuna useilla paikkakunnilla tai jopa eri aikavyöhykkeillä, missä yrityskulttuurisi elää? Intranet on yksi konkreettinen ilmentymä organisaatiostasi digitaalisessa muodossa. Se on kuin kotipaikka, jossa yrityskulttuurisi näkyy ja tuntuu. Siellä jaetaan tarinoita, kommunikoidaan, eletään arvoja ja koetaan yhdessä… 

Tämän vuoksi perinteiset dokumenttikansiot eivät enää riitä intranetiksi, vaan niistä täytyy tulla digitaalisia kahviloita, joissa tavataan ja keskustellaan käyttäen niin tietokoneita, kännyköitä kuin tablettejakin. Fiiliksen pitäisi olla lähempänä kavereidesi kanssa ulkona käymistä kuin museoretkeä kansalliskirjaston arkistoon.  

Intranet on koko organisaation viestintäkanava 

Hyvin toteutettuna nykyaikainen intranet mahdollistaa toimivan tavan sisäiselle viestinnälle. Sisäisten sähköpostien sumaa ei enää synny saapuvien laatikkoon, ja viestintä kulkee esteettömästi ja läpinäkyvästi eri yksiköiden välillä. Niinpä modernin intranetin tulee tarjota kanava ja helpot työkalut kaikkeen dokumenttien sähköisestä allekirjoittamisesta yksityiseen chattiin ja videopuheluihin.

Ratkaisevan tärkeää on tiedon organisoinnin ja metadatan ymmärtäminen. Olennaista on tiedon järjestäminen siten, että voit kohdistaa tietoja ja viestintää dynaamisesti oikeille henkilöille. Ajankohtainen tieto työkavereista ja siitä mitä kukin tekee, missä paikassa ja missä projektitiimissä, auttaa ihmisiä löytämään tarvitsemansa avun ja koordinoimaan työtään muiden kanssa. Hyvin tehty intranet mahdollistaa avoimen ja läpinäkyvän työskentelyn, luomatta tarpeetonta ”melua” koko organisaatioon. 

Kohdennettu sisällön kuratointi

Erinomaisessa intranetissä käy mielellään usein, ja jokainen käynti on lyhyt ja tarkoituksenmukainen, koska tieto löytyy nopeasti. Uutta tietoa syntyy jatkuvasti ja olemassa olevaan sisältöön tulee päivityksiä. Tästä syntyvä tiedon tulva taklataan kuratoimalla (lat. curare ”huolehtia, hoitaa, välittää”).

Wikipedian mukaan, ”Kuratointi tarkoittaa sisällön keräilyä uudeksi sisältöyksiköksi. Kuratointia voidaan kutsua myös suodattamiseksi tai harkituksi keräilyksi, sillä järkevästi tehty keräily antaa yleisölle mahdollisuuden saada sisällöstä irti merkitystä.

Tehokas kuratointi perustuu sisällön selkeään omistukseen. Kun aiheen asiantuntijalla on yksiselitteinen omistusoikeus tarjoamiinsa tietoihin ja toimivat työkalut sen hallintaan, sisällön hallinta on paljon helpompaa. 

Kun viestintä on kohdennettu oikein, jokainen työntekijä näkee itselleen merkityksellisen ja tarpeellisen sisällön. Tieto yksikköösi tulevasta uudesta työkaverista on merkityksellinen ja Intranetin viestintätyökaluilla voit lähettää hänelle tervetulotoivotuksen. Tieto paloharjoituksesta on tarpeellinen vain niille, jotka työskentelevät kyseisessä kiinteistössä.   

Nykyaikainen intranet tarjoaa helpot ja tehokkaat työkalut sisällön kuratointiin.  

Vapauta organisaatiosi koko potentiaali 

Nykyaikainen intranet toimii yhtä tehokkaasti mobiilissa kuin IT-tukihenkilön pöytäkoneella. Riippumattomuus ajasta ja paikasta mahdollistaa jokaisen työntekijän tasapuolisen kohtelun, niin rakennustyömaiden parakeissa, tehtaan taukohuoneissa ja rekka-autonkuljettajan kopeissa kuin tietotyöntekijän etäpisteessä. Yrityskulttuurisi kukoistaa ja sen myötä tapahtuu viestinnällistä taikuutta. Tämä on mahdollista, kun oikeat työkalut kohtaavat oikeat sisäisen viestinnän prosessit. Näin ihmiset ja koneet toimivat saumattomasti yhteen, hyödyntäen toistensa vahvuuksia.

Asiakkaamme hyödyntävät nykyaikaisimpia työkaluja intraneteissään

Me Virnexissä olemme digitaalisen työn strateginen kumppanisi. Lue täältä lisää siitä, miten Perho Liiketalousopiston yhteisöllinen intra syntyi avustuksellamme.

Pohditko yrityksesi ensimmäistä Intranet-ratkaisua tai mietitkö miten vanhasta Intrasta voisi kätevimmin siirtyä moderniin mobiili-intranetiin? 

Olemme tehneet vuosikymmenten ajan asiakkaillemme tehokkaita Intranet-ratkaisuja viimeisimpiin teknologioihin perustuen ja tältä tietopohjalta olemme tuottaneet uuden ajan Lumo Intranetin, joka on yhtä vaivatonta hankkia, kuin ottaa käyttöönkin.

Ota meihin yhteyttä ja keskustellaan yrityksesi tarpeista ja saat asiantuntijoiltamme konkreettisen ehdotuksen teidän digitaalisen viestintänne tehostamiseksi. Toteutamme työn huippuammattilaisten taidoin ja iloitsemme yhdessä projektisi onnistumisesta. Intohimomme on auttaa yritystäsi kehittymään ja menestymään niin myötä- kuin vastoinkäymisissä. Katso täältä video miten asiakkaamme ovat hyötyneet ratkaisuistamme.